Gửi thư mời phỏng vấn đến ứng viên là công việc cần làm ở bộ phận tuyển dụng trong các công ty, doanh nghiệp. Viết một email mời phỏng vấn thật ra không quá phức tạp. Nếu vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, hãy đọc tiếp nội dung bài viết bên dưới để bỏ túi ngay cách viết thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp nhé!

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn hiểu đơn giản là thư được gửi từ bên tuyển dụng đến các ứng viên đã gửi CV trước đó, với mục đích hẹn lịch và mời họ tham dự buổi phỏng vấn được công ty sắp xếp vào một thời gian cụ thể. 

Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp sẽ nhận trách nhiệm gửi một thư mời phỏng vấn cho các ứng viên qua địa chỉ email. Thông qua thư này, các ứng viên sẽ biết được địa điểm, ngày, giờ chính xác diễn ra buổi phỏng vấn xin việc.

2. Nội dung của thư mời phỏng vấn

Để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, bộ phận tuyển dụng cần gửi thư mời phỏng vấn cho các ứng viên với đầy đủ thông tin, văn phong lịch sự thân thiện. Về cơ bản, bạn cần trình bày rõ các nội dung sau trong email mời phỏng vấn:

• Tiêu đề email: Tiêu đề có thể gói gọn trong một câu đề cập đến nội dung thư và tên công ty. Bạn có thể tham khảo cấu trúc “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty”, hoặc “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn”.
• Lời cảm ơn ứng viên: Chỉ cần ngắn gọn trong 1 dòng, cảm ơn về sự quan tâm mà ứng viên đã dành cho vị trí công ty đang tuyển dụng. Ví dụ: Trước hết, chúng tôi xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến [tên vị trí] mà công ty đang tuyển dụng…
• Sự phản hồi: Công ty nhận thấy ứng viên tiềm năng có những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí tuyển dụng, qua xem xét hồ sơ hoặc qua phỏng vấn lần 1. Do đó, bước tiếp theo là công ty phản hồi, muốn hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên để hai bên có thể trao đổi kỹ hơn. 
• Thông tin buổi phỏng vấn: Trong thư, nhà tuyển dụng cần thông báo lịch phỏng vấn với thời gian, địa điểm, cách thức cụ thể rõ ràng, ứng viên cần mang theo gì khi đi phỏng vấn hay không…
• Lời kết: Mong sớm nhận được sự phản hồi từ ứng viên. Ngoài ra, nếu có thắc mắc gì thì có thể liên hệ với công ty bằng cách nào… Gửi lời chào trân trọng đến ứng viên.

Xem thêm:

=> EMAIL MARKETING LÀ GÌ? HIỂU CHI TIẾT NHẤT VỀ EMAIL MARKETING

=> BỎ TÚI CÁC BƯỚC LẬP BẢNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CÁ NHÂN HIỆU QUẢ

3. Một số lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn

3.1. Nêu thời gian và địa điểm phỏng vấn cụ thể

Phần nội dung thư nhất định phải trình bày rõ thời gian, địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn. Bên tuyển dụng cần ghi cụ thể ngày, tháng, năm, giờ giấc hẹn ứng viên tham dự phỏng vấn. Đối với địa điểm phỏng vấn, nếu công ty nằm ở vị trí khó tìm thì bạn cũng nên kèm theo hướng dẫn ngắn gọn để ứng viên dễ tìm đến công ty hơn. 

3.2. Ngôn ngữ trong thư chuyên nghiệp, thân thiện

Cách trình bày thư hẹn phỏng vấn đúng chuẩn có thể giúp doanh nghiệp tạo dựng được hình ảnh tốt với ứng viên. Do đó, hãy chú ý sử dụng ngôn ngữ phù hợp, lịch sự để thể hiện tính chuyên nghiệp. Nhưng đồng thời, thư mời phỏng vấn cũng cần thể hiện được thái độ thân thiện, thoải mái để ứng viên không thấy quá áp lực. 

3.3. Chỉ dẫn cụ thể nếu cần 

Một số doanh nghiệp đặt trụ sở tại các trung tâm thương mại hoặc tòa nhà lớn thì việc gửi xe, tìm đường đi lên văn phòng khiến không ít ứng viên cảm thấy khó khăn, mất khá nhiều thời gian để tìm đến đúng địa điểm phỏng vấn. Do đó, nếu cần thiết bạn có thể đưa ra chỉ dẫn cụ thể trong email để giúp ứng viên thuận tiện hơn. 

3.4. Gọi điện xác nhận lại sau khi gửi thư

Để đảm bảo ứng viên đã nhận được thư, sau khi gửi email, bạn có thể gọi điện thoại cho họ để yêu cầu xác nhận. Việc này ngoài nhắc ứng viên nhớ check mail và phản hồi sớm, thì cũng giúp bên tuyển dụng biết được liệu ứng viên có sẵn sàng để đi phỏng vấn hay không. Gọi điện trước sẽ giúp hai bên tiết kiệm thời gian hơn. 

Xem thêm: 

=> LANGMASTER - TUYỂN DỤNG GIẢNG VIÊN TIẾNG ANH ONLINE

=> ​​VĂN HÓA ĐÀO TẠO NỘI BỘ: TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ THỜI 4.0

4. Các mẫu thư mời phỏng vấn tham khảo

Sau đây hãy cùng tham khảo qua một số mẫu thư mời phỏng vấn để áp dụng cho phù hợp nhé!

4.1 Mẫu thư mời phỏng vấn lần 1

Chào bạn… (tên ứng viên)

Chúng tôi là bộ phận tuyển dụng nhân sự từ công ty S. Lời đầu tiên cho chúng tôi được phép cảm ơn vì bạn đã dành sự quan tâm đến vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Dựa vào hồ sơ bạn gửi về, sau quá trình xem xét, chúng tôi nhận thấy bạn có năng lực, kinh nghiệm khá phù hợp với vị trí cần tuyển dụng bên phía công ty. 

Chúng tôi kính mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn tuyển dụng của công ty tại phòng 105, tòa nhà X, số 23 đường Nguyễn Trãi vào lúc 8h30 sáng ngày 05/07/2023.

Hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn ngay sau khi nhận được email này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline:... 

Trân trọng

Bộ phận tuyển dụng công ty S

4.2 Mẫu thư mời phỏng vấn lần 2 

Bạn có thể tham khảo thư mời phỏng vấn lần 2 theo mẫu sau đây:

Kính gửi anh/chị…

Công ty S chúng tôi rất cảm ơn anh/chị đã cố gắng thu xếp thời gian đến tham dự buổi phỏng vấn lần 1 tại văn phòng doanh nghiệp vào ngày…tháng…năm… 

Qua buổi phỏng vấn, tiếp xúc và trao đổi, chúng tôi đánh giá rất cao về kỹ năng, trình độ của anh/chị ở vị trí tuyển dụng. Tuy vậy, để đánh giá mức độ phù hợp của anh/chị với vị trí dự tuyển qua tiếp xúc thực tế với công việc, chúng tôi một lần nữa  kính mời anh/chị tham dự buổi phỏng vấn lần 2 tại văn phòng công ty tại địa chỉ… vào thời gian cụ thể…

Hy vọng anh/chị sẽ sớm gửi phản hồi ngay sau khi nhận được email này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin anh/chị vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline:….

Trân trọng

Bộ phận tuyển dụng công ty S

4.3 Thư mời phỏng vấn qua điện thoại

THƯ MỜI PHỎNG VẤN 

Về việc tham dự phỏng vấn 

Đầu tiên, công ty ABC xin chúc mừng anh/chị… đã vượt qua đợt xét duyệt chuyên môn cho [tên vị trí] vừa qua của chúng tôi. Để hai bên có cơ hội trao đổi kỹ hơn, công ty chúng tôi đã sắp xếp thêm một buổi phỏng vấn ngắn qua hình thức gọi điện thoại vào ngày… lúc… 

Bạn sẽ gặp trực tiếp anh/chị…, chức vụ… thông qua liên hệ số điện thoại… 

Trên đây là thư mời của chúng tôi, mong anh/chị vui lòng sớm phản hồi thư mời này trước ngày… để chúng tôi có thể chủ động sắp xếp lịch trình phỏng vấn. 

Chúng tôi rất mong có cơ hội trao đổi thêm với anh/chị.

Trân trọng!

4.4 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

Dear Thu Trang,

Thank you for applying for the position of Marketing Executive of LANA Company. We would like to invite you to come to our office to interview for the position at 10 a.m, July 9th, at room 202, LANA Company – 45 Nguyen Trai street, Ha Noi.

If you have any questions, please contact us at 09645576XX.

We are looking forward to seeing you.

Sincerely,

Ms. Mai

Tạm dịch như sau:

Thân gửi Thu Trang!

Cảm ơn bạn đã nộp đơn ứng tuyển vị trí nhân viên Marketing tại công ty LANA. Chúng tôi muốn mời bạn đến văn phòng công ty để tham dự buổi phỏng vấn, thời gian vào 9 giờ sáng, ngày 9 tháng 7, tại phòng 202, công ty LANA – 45 đường Nguyễn Trãi, Hà Nội. 

Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 09645576XX.

Mong sớm được gặp bạn!

Trân trọng,

Ms. Mai 

Trên đây là bài viết chia sẻ khá chi tiết cách để viết một thư mời phỏng vấn chuẩn chỉnh, thể hiện tính chuyên nghiệp. Tuy chỉ là một phần nhỏ nhưng nếu biết cách trình bày thư mời tham gia phỏng vấn, ứng viên sẽ có ấn tượng tốt với doanh nghiệp, công ty của bạn. Hy vọng những thông tin trong bài hữu ích với mọi người!

Xem thêm:

=> 12+ KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO CẦN CÓ Ở MỘT NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO

=> CHIẾN LƯỢC MARKETING LÀ GÌ? TỔNG QUAN VỀ CHIẾN LƯỢC MARKETING